Analiza wielu, jeśli nie większości wypowiedzi dotyczących problematyki przetwarzania danych osobowych, pokazuje, że autorzy używają zamiennie pojęć „pracodawca” i „przedsiębiorca”. W efekcie powstają trudne do zaakceptowania sytuacje prawne w kwestii dopuszczalności przetwarzania danych osobowych pracowników. Racjonalny osąd prowadzi bowiem do wniosku, że w wielu sytuacjach dane pracowników mogą i wręcz powinny być przetwarzane, podczas gdy regulacje kodeksu pracy na to rzekomo nie pozwalają.
Tymczasem sprawa wymaga precyzji wypowiedzi oraz niezbędnego dla wykładni prawa myślenia abstrakcyjnego. Zacznę od uwagi, do której będę zapewne nawiązywał jeszcze wielokrotnie w tej i w innych wypowiedziach, że podmiot prawa bardzo często występuje w różnych rolach społecznych. Z tego powodu w przepisach prawa można odnaleźć wiele różnych pojęć w odniesieniu do jednego podmiotu. Biorąc za przykład moją osobę – jestem radcą prawnym, przedsiębiorcą, pracodawcą, organem zarządzającym zakładem pracy, płatnikiem danin publicznych i administratorem danych osobowych, a to tylko kilka funkcji. Dlatego prawnik powinien zacząć od identyfikacji danej roli, po czym wyciągać z tego wnioski dla wykładni prawa. Owej identyfikacji dokonuje się przez ustalenie znaczenia pojęć użytych przez ustawę. Dla przykładu – spółka jest zawsze przedsiębiorcą, a może być, choć nie musi, pracodawcą. A skoro tak, to może występować w różnych rolach. Warto więc przyjrzeć się dokładniej relacji tych pojęć.
Przedsiębiorca to podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Pracodawca to podmiot zatrudniający pracowników. Pracodawca nie musi być przedsiębiorcą. Nie wchodząc w tym miejscu w spory doktrynalne można powiedzieć, że największym pracodawcą jest zawsze państwo działające przez struktury administracji rządowej i samorządowej. Ale pracodawcami bywają także fundacje, stowarzyszenia oraz osoby fizyczne zatrudniające pracowników w celach niezarobkowych. Już powyższe prowadzi do wniosku, że gdy używa się wyrazu „pracodawca”, to nie można w żaden sposób utożsamiać go z „przedsiębiorcą”.
Kim jest więc pracodawca? Pomijam banalną odpowiedź, że jest stroną stosunku pracy. To niewiele tłumaczy. Pełne wyjaśnienie zadań i kompetencji podmiotu będącego pracodawcą nie ma w tym miejscu sensu. Zainteresowanych odsyłam do moich książek naukowych, ostrzegając zarazem, że nie czyta się ich łatwo. Na potrzeby tego artykułu i bardzo mocno upraszczając można powiedzieć, że pracodawcą jest podmiot m.in. zarządzający pracownikami po to, aby obsłużyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub wykonywanie zadań przez organy administracji publicznej. To nie jest jedyna funkcja pracodawcy, ale ona jest tu najbardziej interesująca. Zatrzymam się w tym miejscu, bo jest kluczowe. Przyjrzę się relacji pracodawcy do przedsiębiorcy. Pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej, ale zarządza pracownikami po to, aby wykonać zadania zlecone przez przedsiębiorcę. Dla Czytelnika ten moment może być trudny. Wszak osoby podejmujące decyzje za pracodawcę i przedsiębiorcę są na pozór tymi samymi osobami. Jest to jednak pierwsze i mylące wrażenie. Wskażę najbardziej czytelny przykład, jakim jest istnienie tzw. przedsiębiorstw wielozakładowych, w których jedna spółka ma kilka oddziałów, przy czym każdy z nich jest tzw. pracodawcą „wewnętrznym”. Pomijam niedoskonałość tego zwrotu, albowiem owi „pracodawcy wewnętrzni” to w istocie zakłady pracy, ale nie warto tego dalej komplikować. Na powyższym przykładzie widać jednak wyraźnie, że dyrektorzy pracodawców wewnętrznych nie mają prawa do podejmowania żadnych decyzji gospodarczych. Osoby te zarządzają jedynie pracownikami po to, aby wykonać zadania określone przez zarząd.
Przejdę do innego przykładu, jakim jest treść art. 31 k.p. Przepis ten dotyczy sposobu reprezentowania „pracodawcy”. Nie wchodząc ponownie w szczegóły, z przepisu tego wynika, że organem pracodawcy wcale nie musi być organ spółki. Zarząd spółki może ustalić, że zakładem pracy zarządza jeden z członków zarządu lub jakakolwiek inna osoba. Innymi słowy, organ spółki wcale nie musi być organem pracodawcy. W powyższym przypadku osoba kierująca pracownikami będzie miała obowiązek wykonywania poleceń dotyczących zadań gospodarczych, nie mając na nie wpływu. Z drugiej strony zarząd spółki nie będzie miał prawa do wydawania poleceń pracownikom, ale też nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności za naruszanie praw pracowniczych np. za naruszenie przepisów BHP.
Może być jednak i tak, a być może jest tak najczęściej, że zarząd spółki jest równocześnie organem pracodawcy. W takim przypadku trudno, aby sam sobie wydawał polecenia. Tyle tylko, że dla powyższego rozumowania nie ma to znaczenia. To, że te same osoby są równocześnie piastunami dwóch organów (spółki i pracodawcy) nie ma wpływu na to, że osoby te podejmują różnego rodzaju decyzje. Czasem w imieniu przedsiębiorcy np. podpisują umowę, a czasem w imieniu pracodawcy wprowadzają np. regulamin wynagradzania. W pierwszym z przykładów dokonują czynności kontraktowej, w drugiej stanowią prawo zakładowe. Powyższy wątek można oczywiście rozwijać, jednak nie ma potrzeby. Ważne jest bowiem aby pamiętać, że regulacje kodeksu pracy nie dotyczą przedsiębiorcy, a jeśli w ogóle, to tylko tam, gdzie dotyczy to zakazu konkurencji.
Przeprowadzona wyżej analiza ma niezwykle ważne znaczenie dla problematyki przetwarzania danych osobowych. Pokażę to na kilku przykładach. Zacznę od kwestii tzw. monitoringu poczty elektronicznej, która to materia została uregulowana w kodeksie pracy i nie obejmuje kontroli w celu zapobiegania naruszaniu tajemnicy przedsiębiorstwa. W każdym razie wielu prawników ma taki pogląd. Gdyby założyć, że jest to trafne rozumowanie, to można by wyciągnąć wniosek, że takowy monitoring jest niedopuszczalny. Tyle tylko, że regulacja kodeksowa dotyczy jedynie monitoringu mającego na celu wykonanie zadań przez pracodawcę. Dlatego kodeks koncentruje się na zapewnieniu efektywności wykorzystania czasu pracy i prawidłowego korzystania z narzędzi pracy. Powyższe nie oznacza jednak, że spółka jako przedsiębiorca nie ma prawa do wprowadzenia monitoringu w celu ochrony swoich interesów, o ile wykaże podstawy przetwarzania danych oparte o RODO. Powyższe jest zresztą zrozumiałe, albowiem wbrew treści art. 100 § 2 pkt. 4 k.p., pracodawca nie ma żadnych tajemnic chronionych prawnie. Tajemnice ma przedsiębiorstwo (co wynika zresztą z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) lub państwo. Z tego powodu przedsiębiorca, który wykaże zagrożenie dla swoich istotnych interesów, może monitorować pocztę nie tylko pracowników, ale także innych osób, przy pomocy których realizuje swoje interesy.
Z przeprowadzonego wywodu wynika także inny wniosek, a mianowicie taki, że pracodawca nie ma „interesów”. Interesy ma przedsiębiorca. Pracodawca stosuje prawo w celu zarządzania pracownikami. To przedsiębiorca produkuje, prowadzi handel i świadczy usługi. Pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności wobec podmiotów trzecich, albowiem w ogóle nie wchodzi w relacje gospodarcze. W relacje gospodarcze wchodzi przedsiębiorca i ponosi tego ryzyko. Powyższe oznacza, że przedsiębiorca może np. nagrywać rozmowy pracowników z klientami, o ile wykaże, że jest to niezbędne dla ochrony przed roszczeniami. Nie występuje on bowiem w roli pracodawcy. Przedmiotem owej czynności nie jest kontrola pracownika, lecz utrwalenie sposobu wykonania usługi w kontekście roszczeń osób trzecich. Jeśli kontrola pracownika ma miejsce, to tylko przy okazji. Zwłaszcza że bez znaczenia jest to, czy nagrywa się rozmowę pracownika, zleceniobiorcy czy osoby na tzw. umowie B2B. Dodam od razu, że dopuszczalność owego nagrywania rozmów wymaga oczywiście gruntownego uzasadnienia w podstawach przetwarzania zawartych w RODO.
I na koniec przykład ostatni, o którym zresztą już kiedyś wspominałem. Chodzi o kontrolę jakości produktu. Jeśli przedsiębiorca wykaże, co jak sądzę jest dość trudne, że ochrona przed roszczeniami kontrahentów dotyczącymi jakości produktu wymaga nagrania procesu produkcyjnego wraz z wizerunkiem pracownika, to może on prowadzić monitoring wizyjny poza reżimem kodeksu pracy.
Podsumowując, odróżnienie ról społecznych pracodawcy i przedsiębiorcy (co nie zawsze jest łatwe) ma bardzo istotne znaczenie dla problematyki przetwarzania danych osobowych. W tym krótkim tekście ograniczyłem się bowiem do najbardziej oczywistych przypadków.
