Zacznijmy od przypomnienia, że w zakładach pracy mogą mieć miejsce całkiem liczne przypadki wyborów, w których pracownicy wyłaniają swoich przedstawicieli. A bardziej precyzyjnie, pracownicy wyłaniają organy zakładów pracy takie jak np. rada pracowników czy społeczny inspektor pracy. W ramach podmiotów ponadnarodowych wybierają członków organów ponadzakładowych, żeby wspomnieć tylko o europejskich radach zakładowych. Równocześnie w toku sporu zbiorowego może się odbyć tzw. referendum strajkowe. Tak na marginesie, to ustawa o rozwiązywaniu sporów zbiorowych nie zna takiego pojęcia, niemniej wszyscy go używamy – i słusznie.
Wybory i referenda zakładowe organizują z reguły – choć nie zawsze – zakładowe organizacje związkowe. W dalszej części tego tekstu będę pisał krótko – związki zawodowe. Pamiętać jednak należy, że jest to uproszczenie. Nie będę w tym miejscu tego wątku rozwijał, ale pojęcie „związek zawodowy” oraz „zakładowa organizacja związkowa” zawierają istotnie odmienną treść prawną.
Wróćmy jednak do głównej myśli tego tekstu. Otóż jest częstą i na swój sposób naturalną praktyką, że związki zawodowe żądają od pracodawców listy osób zatrudnionych, aby owe wybory i referenda przeprowadzić. Powyższe żądania są z reguły postrzegane przez pracodawców nieprzychylnie. Pominąwszy niestety zwyczajową nieufność, pracodawcy wyrażają obawę co do bezpieczeństwa danych. Zwłaszcza że nie znajdują wprost regulacji prawnej, która by nakazywała ich przekazanie. Z drugiej strony oczekiwania związków są jak najbardziej zrozumiałe. Rozwiązanie powyższego dylematu wymaga uporządkowania pojęć i instytucji. Spróbujmy to zrobić krok po kroku.
Po pierwsze warto podkreślić, że wybory i referenda są instytucjami demokracji zakładowej. Ujmując rzecz mniej wzniośle, są to instytucje prawne dotyczące funkcjonowania całej załogi. Nie są to instytucje związkowe. Ustawa przyznała związkom jedynie kompetencję do organizowania powyższych wydarzeń. A i to nie zawsze, bo np. wybory do rady pracowników przeprowadza komisja wyborcza. Jakkolwiek dla wielu Czytelników będzie to trudne do akceptacji, to nie powinno być wątpliwości, że sam fakt występowania wyborów i referendów dowodzi, że pracownicy zakładów pracy tworzą wspólnotę, na podobieństwo wspólnoty mieszkańców gmin. Wybory i referenda to instytucje typowe dla wspólnot. Mniejsza jednak o to. Ważne jest, że gdy ustawa stanowi, że związki organizują wybory lub referenda, to nie dokonują czynności związkowej, lecz na mocy ustawy „obsługują” załogę.
Po drugie, przeprowadzenie wyborów lub organizacja referendum wymaga powołania organu wyborczego lub referendalnego. Ktoś musi wszak zweryfikować bierne i czynne prawa wyborcze, odnotować oddanie głosu, zliczyć głosy, stwierdzić ważność oraz podać wynik do wiadomości pracowników i pracodawcy. Większość z powyższych czynności nazywamy w prawie aktami stosowania prawa, czyli w uproszczeniu, czynnościami, które dotyczą praw i wolności konkretnych osób. A tym jest właśnie dopuszczenie do głosowania lub kandydowania, odnotowanie tego faktu na liście czy też ogłoszenie wyników wyborczych.
W tym miejscu dochodzimy do momentu krytycznego i w pewnym sensie trudnego. Rzecz w tym, że czynności stosowania prawa dokonuje zawsze podmiot zwany organem administracyjnym, co sugeruje, że chodzi o podmiot państwowy. Jeśli jednak czynności takich dokonują osoby spoza administracji państwowej lub samorządowej, to podmiot taki nazywamy w prawie organem administrującym. Ostatecznie jednak nie ma to znaczenia. Charakter czynności organów administracji państwowej, samorządowej i czy też organów administrujących jest taki sam.
Po trzecie bowiem, z powyższego wynika wniosek, że wyborów i referendów nie przeprowadza związek zawodowy, ale powołany przez niego organ. To ważny moment. Organem administracyjnym lub administrującym jest zawsze osoba lub grupa osób, a nigdy osoba prawna. Z tego powodu związek zawsze musi powołać organ wyborczy lub referendalny. Jak była bowiem o tym wyżej mowa, wybory i referendum to zdarzenia dotyczące całej załogi, którą związek jedynie obsługuje.
Po czwarte, i tu dokonamy ważnej dygresji. Zgodnie z definicją administratora danych osobowych w RODO, administratorem danych osobowych mogą być także organy administracyjne. W angielskiej wersji tekstu znajdziemy zwrot „public authority”. Musimy jednak pamiętać, że przepisy takich aktów jak RODO należy odczytywać funkcjonalnie. Powyższe oznacza, że chodzi tu o wszelkie podmioty, zarówno publiczne, jak i prywatne, które zostały wyposażone w kompetencję do stosowania prawa. Tym samym wspomniana wyżej komisja wyborcza oraz referendalna mieści się w tym pojęciu.
Po piąte, i tu będziemy kontynuować dygresję, należy przyjąć, że gdy RODO w definicji administratora odnosi się do organów administracyjnych (administrujących), to chodzi tylko o te sytuacje, w których organy takie nie są zarazem organami osób prawnych lub jednostek organizacyjnych. Administratorem danych osobowych nie jest więc rektor Uniwersytetu Jagiellońskiego, który jest bez wątpienia piastunem organu publicznego. Nie jest nim także dyrektor szkoły publicznej. Administratorem danych są odpowiednio – Uniwersytet Jagielloński i szkoła.
Po szóste, organy wyborcze i referendalne nie są organami związku zawodowego. Są jedynie przez związek powoływane. Nie są także organem załogi w tym sensie, że załoga nie stanowi osoby prawnej ani jednostki organizacyjnej. Z tego powodu definicja administratora ich właśnie obejmuje.
Po siódme wreszcie, dopiero teraz możemy przejść do problematyki przetwarzania danych osobowych pracowników. Widać bowiem wyraźnie, że w sporach między związkami zawodowymi a pracodawcami obie strony mają swoje racje. Dane powinny zostać przekazane dlatego, że związki zawodowe mają obowiązek wykonać swoje uprawnienia wobec załogi. Ale też dane nie powinny być przekazane związkom, lecz organowi wyborczemu lub referendalnemu, który nie ma prawa ich związkom przekazać. Powyższe dotyczy także sytuacji, w której związek wskaże jako organ wyborczy lub referendalny swój zarząd, co zresztą może i często robi. W takim jednak przypadku konkretne osoby wskazane przez związek stają się równocześnie piastunami organu wyborczego lub referendalnego.
Przeprowadzony wyżej wywód ma bardzo poważne skutki praktyczne. Wymieńmy kilka, ponownie je wyliczając.
Po pierwsze, dane osobowe udzielone organom wyborczym i referendalnym nie mogą trafić do tradycyjnych lub elektronicznych zasobów związków zawodowych. Innymi słowy, związki zawodowe nie mogą mieć do owych danych wglądu.
Po drugie, piastunowie powyższych organów muszą być wskazani z imienia i nazwiska, a ich liczba musi być proporcjonalna do potrzeb.
Po trzecie, osoby te ponoszą osobistą odpowiedzialność karną, administracyjną i cywilną za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Innymi słowy, osoby te nie mogą się „schować” za związkiem zawodowym.
Po czwarte, przetworzone dane osobowe z list wyborczych powinny być usunięte po ogłoszeniu wyborów lub wyników referendów, z ewentualnym krótkim okresem retencji na okoliczność protestów lub odwołań.
Po piąte, zgodne z prawem będzie takie działanie pracodawcy, który zapewni członkom komisji jedynie wgląd do danych, nie udostępniając ich w postaci bazy danych. Równie legalne będzie rozwiązanie, w którym ów wgląd będzie udostępniany przez wydelegowaną przez pracodawcę osobę, w czasie rzeczywistym tj. przy urnie wyborczej lub referendalnej. Ale też równie dobrze można udzielić członkom komisji okresowy dostęp do systemów elektronicznych.
Powyższe skutki są podane jedynie przykładowo. Kluczowym bowiem przekazem tej wypowiedzi jest to, że w przypadku wyborów i referendów dane osobowe pracowników nie są i nie mogą być przekazywane związkom zawodowym. Ów zakaz dotyczy przede wszystkim członków komisji.
