Zacznę od przypomnienia, że w zakładach pracy mogą odbywać się różne rodzaje wyborów, w których pracownicy wyłaniają swoich przedstawicieli. A bardziej precyzyjnie, pracownicy wyłaniają organy zakładów pracy takie jak np. rada pracowników czy społeczny inspektor pracy. W ramach podmiotów ponadnarodowych wybierają członków organów ponadzakładowych, np. europejskich rad zakładowych. Równocześnie w toku sporu zbiorowego może się odbyć tzw. referendum strajkowe. Na marginesie, w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych nie ma takiego pojęcia, niemniej wszyscy go używają – i słusznie.
Wybory i referenda zakładowe organizują z reguły – choć nie zawsze – zakładowe organizacje związkowe. W dalszej części tego tekstu będę pisał krótko – związki zawodowe, jednak należy pamiętać, że jest to uproszczenie. Nie będę w tym miejscu rozwijał tego wątku, ale pojęcia „związek zawodowy” oraz „zakładowa organizacja związkowa” zawierają istotnie odmienną treść prawną.
Wrócę jednak do głównej myśli tego tekstu. Otóż jest częstą, i na swój sposób naturalną praktyką, że związki zawodowe żądają od pracodawców listy osób zatrudnionych, aby owe wybory i referenda przeprowadzić. Powyższe żądania są z reguły postrzegane przez pracodawców nieprzychylnie. Pominąwszy niestety zwyczajową nieufność, pracodawcy wyrażają obawę co do bezpieczeństwa danych. Zwłaszcza, że nie znajdują regulacji prawnej, która by nakazywała przekazanie tych informacji. Z drugiej strony oczekiwania związków są jak najbardziej zrozumiałe. Rozwiązanie powyższego dylematu wymaga uporządkowania pojęć i instytucji. Spróbuję to zrobić krok po kroku.
Po pierwsze warto podkreślić, że wybory i referenda są instytucjami demokracji zakładowej. Ujmując rzecz mniej wzniośle, są to instytucje prawne dotyczące funkcjonowania całej załogi. Nie są to instytucje związkowe. Ustawa przyznała związkom jedynie kompetencje do organizowania powyższych wydarzeń. A i to nie zawsze, bo np. wybory do rady pracowników przeprowadza komisja wyborcza. Jakkolwiek dla wielu czytelników będzie to trudne do akceptacji, to nie powinno być wątpliwości, że sam fakt występowania wyborów i referendów dowodzi, że pracownicy zakładów pracy tworzą wspólnotę, na podobieństwo wspólnoty mieszkańców gmin. Wybory i referenda to instytucje typowe dla wspólnot. Mniejsza jednak o to. Ważne jest, że gdy ustawa stanowi, że związki organizują wybory lub referenda, to nie dokonują czynności związkowej, lecz na mocy ustawy „obsługują” załogę.
Po drugie, przeprowadzenie wyborów lub organizacja referendum wymaga powołania organu wyborczego lub referendalnego. Ktoś musi zweryfikować bierne i czynne prawa wyborcze, odnotować oddanie głosu, zliczyć głosy, stwierdzić ważność oraz podać wynik do wiadomości pracowników i pracodawcy. Większość z powyższych czynności nazywa się w prawie aktami stosowania prawa, czyli w uproszczeniu, czynnościami, które dotyczą praw i wolności konkretnych osób. A tym jest właśnie dopuszczenie do głosowania lub kandydowania, odnotowanie tego faktu na liście czy też ogłoszenie wyników wyborczych.
Teraz dotarłem do trudnego momentu. Rzecz w tym, że czynności stosowania prawa dokonuje zawsze podmiot zwany organem administracyjnym, co sugeruje, że chodzi o podmiot państwowy. Jeśli jednak czynności takich dokonują osoby spoza administracji państwowej lub samorządowej, to podmiot taki nazywa się w prawie organem administrującym. Ostatecznie jednak nie ma to znaczenia. Charakter czynności organów administracji państwowej, samorządowej czy też organów administrujących jest taki sam.
Po trzecie, z powyższego wynika wniosek, że wyborów i referendów nie przeprowadza związek zawodowy, ale powołany przez niego organ. To ważny moment. Organem administracyjnym lub administrującym jest zawsze osoba lub grupa osób, a nigdy osoba prawna. Z tego powodu związek zawsze musi powołać organ wyborczy lub referendalny. Jak wspomniałem wcześniej, wybory i referendum to zdarzenia dotyczące całej załogi jedynie obsługiwanej przez związek.
Po czwarte – w tym miejscu potrzebna jest dygresja. Zgodnie z definicją administratora danych osobowych w RODO, administratorem danych osobowych mogą być także organy administracyjne. W angielskiej wersji tekstu można znaleźć zwrot „public authority”. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy takich aktów jak RODO należy odczytywać funkcjonalnie. Powyższe oznacza, że chodzi tu o wszelkie podmioty, zarówno publiczne, jak i prywatne, które zostały wyposażone w kompetencję do stosowania prawa. Tym samym wspomniana wyżej komisja wyborcza oraz referendalna mieści się w tym pojęciu.
Po piąte, i tu będę kontynuować dygresję, należy przyjąć, że gdy RODO w definicji administratora odnosi się do organów administracyjnych (administrujących) to chodzi tylko o te sytuacje, w których organy takie nie są zarazem organami osób prawnych lub jednostek organizacyjnych. Administratorem danych osobowych nie jest więc rektor uniwersytetu, który jest bez wątpienia piastunem organu publicznego. Nie jest nim także dyrektor szkoły publicznej. Administratorem danych są odpowiednio – uniwersytet i szkoła.
Po szóste, organy wyborcze i referendalne nie są organami związku zawodowego. Są jedynie powoływane przez związek. Nie są także organami załogi w tym sensie, że załoga nie stanowi osoby prawnej ani jednostki organizacyjnej. Z tego powodu definicja administratora obejmuje właśnie je.
Po siódme wreszcie, dopiero teraz można przejść do problematyki przetwarzania danych osobowych pracowników. Można zauważyć, że w sporach między związkami zawodowymi a pracodawcami obie strony mają swoje racje. Dane powinny zostać przekazane, dlatego że związki zawodowe mają obowiązek wykonać swoje uprawnienia wobec załogi. Ale też dane nie powinny być przekazane związkom, lecz organowi wyborczemu lub referendalnemu, który nie ma prawa ich związkom przekazać. Powyższe dotyczy także sytuacji, w której związek wskaże jako organ wyborczy lub referendalny swój zarząd, co zresztą może i często robi. W takim jednak przypadku, konkretne osoby wskazane przez związek stają się równocześnie piastunami organu wyborczego lub referendalnego.
Przeprowadzony wywód ma bardzo poważne skutki praktyczne – część z nich warto omówić.
- Po pierwsze, dane osobowe udzielone organom wyborczym i referendalnym nie mogą trafić do tradycyjnych lub elektronicznych zasobów związków zawodowych. Innymi słowy, związki zawodowe nie mogą mieć wglądu do owych danych.
- Po drugie, piastunowie powyższych organów muszą być wskazani z imienia i nazwiska, a ich liczba musi być proporcjonalna do potrzeb.
- Po trzecie, osoby te ponoszą osobistą odpowiedzialność karną, administracyjną i cywilną za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Prościej mówiąc, osoby te nie mogą się „schować” za związkiem zawodowym.
- Po czwarte, przetworzone dane osobowe z list wyborczych powinny być usunięte po ogłoszeniu wyborów lub wyników referendów, z ewentualnym krótkim okresem retencji na okoliczność protestów lub odwołań.
- Po piąte, zgodne z prawem będzie takie działanie pracodawcy, który zapewni członkom komisji jedynie wgląd do danych, nie udostępniając ich w postaci bazy danych. Równie legalne będzie rozwiązanie, w których ów wgląd będzie udostępniany przez wydelegowaną przez pracodawcę osobę, w czasie rzeczywistym tj. przy urnie wyborczej lub referendalnej. Ale też równie dobrze można udzielić członkom komisji okresowy dostęp do systemów elektronicznych.
Powyższe skutki są podane jedynie przykładowo. Kluczowym bowiem przekazem tego tekstu jest to, że w przypadku wyborów i referendów dane osobowe pracowników nie są i nie mogą być przekazywane związkom zawodowym. Ów zakaz dotyczy przede wszystkim członków komisji.
