Zacznę od nieco osobistej refleksji, jaką jest moje nastawienie do wyrazu „kamerowanie”. Wydaje mi się ono niepoprawne. Słownik języka polskiego PWN je jednak notuje, więc mogę go użyć w tym tekście. Nadto, „kamerowanie” ma ten atut, że nie muszę już na wstępie posłużyć się sformułowaniem „monitoring wizyjny” – do niego przejdę dalej.
Analizę zawężę do przetwarzania danych osobowych pracowników, choć wiadomo, że jedna z postaci kamerowania jaką jest monitoring, obejmuje każdą osobę znajdującą na terenie zakładu pracy lub poza nim. Zacznę od wyjaśnienia, dlaczego nie użyłem w tytule tekstu pojęcia „monitoring wizyjny”. Interesować mnie będzie bowiem nagrywanie pracowników zarówno w trybie monitoringu, jak i w innym. Tym samym już przesądziłem, że wolno nagrywać pracownika poza trybem monitoringu. Co więcej, dodam od razu, że czasem wolno nagrywać zarówno wizerunek, jak i głos. Ale po kolei.
Na początku warto skupić się na kilku ważnych zagadnieniach z art. 222 k.p., które potem wykorzystam w dalszej analizie. Po pierwsze przypominam, że zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN, monitoring to „stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk” lub „stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym”. Z powyższych definicji wynika, że istotą monitoringu są „stałość”, „obserwacja” i „kontrola”. Nie oznacza to jednak, że monitoring musi być ciągły, czyli nieprzerwany. Oznacza to tylko tyle, że w zdefiniowanym czasie jest to proces z założenia stały.
Po drugie, uzasadnieniem dla monitoringu jest konieczność przeprowadzania kontroli produkcji. Ponownie sięgając do słownika PWN, produkcja to „zorganizowana działalność mająca na celu wytwarzanie jakichś towarów, usług lub dóbr kultury” lub to „co zostało wytworzone”.
Po trzecie, monitoring wizyjny jest skoncentrowany na terenie, a nie na pracowniku – dane osobowe zbierane są przy okazji monitorowania, a raczej nadzorowania terenu. Tym samym monitoring wizyjny różni się, od innych form monitoringu uregulowanych w art. 223 k.p., które bezpośrednio lub pośrednio dotyczą konkretnej osoby.
Po czwarte, monitoring wizyjny można z powodzeniem nazwać „kontrolą prewencyjną”. Dane osobowe zbierane są bowiem po to, aby dokonać ustaleń dotyczących sprawców naruszeń prawa. Równocześnie podmiot kontrolujący nie ma żadnych uzasadnionych powodów do podejrzeń, że konkretna osoba naruszyła lub naruszy prawo. Tym samym monitoring wizyjny różni się od innych form monitoringu uregulowanych w kodeksie pracy. Monitoring o którym mowa w art. 223 k.p. nie ogranicza się do potencjalnych naruszeń prawa przez pracownika. Jego celem jest także optymalizacja organizacji pracy.
Mając powyższe na uwadze, można wyciągnąć następujące wnioski co do dopuszczalności stosowania monitoringu, w tym kamerowania w relacjach zatrudnienia. Ponownie uczynię to w punktach.
Po pierwsze, zgodnie z definicją słownikową monitoring to także „stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym”. Wyraz „obiekt” można z powodzeniem uzupełnić o wyraz „pomieszczenie”. Powstaje więc pytanie, jak zakwalifikować zbieranie danych osobowych przez elektroniczne systemy rejestrujące dostęp do pomieszczeń? Biorąc pod uwagę przytoczoną definicję, można stwierdzić, że dotyczy ona monitoringu. Nie jest to jednak „inny monitoring”, o którym mowa w art. 223 k.p. Nie jest także wprost uregulowany przez kodeks pracy, co nie oznacza, że jest zakazany. Warto ten moment podkreślić. Kodeks pracy reguluje materię monitoringu wizyjnego w oparciu o art. 88 RODO i nieco modyfikuje jego regulacje. Kodeks nie zakazuje jednak stosowania RODO w zakresie nieuregulowanym. Jeśli więc spełnione są wymagane przez Rozporządzenie przesłanki, to tzw. kontrola dostępu będzie dopuszczalna, nawet jeśli spełnia słownikowe znaczenia wyrazu „monitoring”. Zresztą kodeks pracy o kontroli dostępu stanowi pośrednio.
Po drugie, skoro przedmiotem monitoringu jest kontrola produkcji, czyli kontrola „zorganizowanej działalności”, to nie jest nim kontrola jakości produktu. Jest to zresztą zrozumiałe, albowiem prawne pojęcie wyrazu „kontrola” dotyczy osób, a nie rzeczy. Nadto, co wciąż warto przypominać, pracowniczy obowiązek „sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy”, jest obowiązkiem prawnym, wynikającym z art. 100 k.p. Tym samym kontrola „zorganizowanej działalności” dotyczy zachowań osób, a nie jakości produktu lub usługi. Powyższe otwiera przestrzeń dla argumentacji, że przedsiębiorca może prowadzić monitoring w celu zapewnienia sobie dowodów na okoliczność reklamacji. W poprzednim zdaniu użyłem wyrazu „przedsiębiorca” i nie jest to przypadkowe. Pojęcie „pracodawca” odnosi się do innej roli społecznej podmiotu niż „przedsiębiorca”. Powyższe widać precyzyjnie na przykładzie tzw. pracodawców wewnętrznych. W przypadku wyodrębnienia takowych, spółka, która jest przedsiębiorcą, nie jest pracodawcą. Pracodawcą jest bowiem wyodrębniona jednostka organizacyjna. Z drugiej strony działalność gospodarczą prowadzi zawsze spółka, a nie tzw. pracodawca wewnętrzny. Interes w monitorowaniu jakości produktu ma więc wyłącznie przedsiębiorca. Pracodawca monitoruje natomiast zachowania pracowników.
Po trzecie, od monitoringu skierowanego na teren zakładu pracy lub teren wokół niego, utrwalającego dane osobowe osób o nic niepodejrzanych, należy odróżnić kamerowanie konkretnej osoby w sytuacji, w której istnieje podejrzenie, że naruszyła ona prawo, a inne narzędzia kontroli nie pozwalają na zebranie dowodów przesądzających. W tym miejscu Czytelnik zrozumie, dlaczego nie użyłem w tytule tekstu wyrazu „monitoring”. Jak była o tym mowa, przedmiotem monitoringu jest kontrola, tyle że prewencyjna. Tymczasem w tym miejscu ważna jest kontrola następcza. Nadto, kontrola przez kamerowanie nie ma i nie może mieć charakteru stałego. Wreszcie, jeśli jest to uzasadnione, można utrwalać także głos osoby nagrywanej. Wszystko to o czym tu piszę, było przedmiotem głośnej sprawy przed Trybunałem Praw Człowieka przeciwko Hiszpanii (1874/13 i 8567/13). Nie będę o tym pisać w tym miejscu, albowiem celem tego tekstu jest porządkowanie chaosu, jaki wciąż panuje wokół monitoringu. Dodam jedynie, że decydując się na taką formę kontroli, trzeba przeprowadzić bardzo poważny test subsydiarności (czy w ogóle muszę nagrywać?) oraz proporcjonalności (jeśli już, to zbieram dane w zakresie minimalnym).
Po czwarte, należy postawić pytanie, czy dane z monitoringu wizyjnego można wykorzystać w innym celu niż podstawowy. Warto zatrzymać się w tym miejscu, bo precyzja jest ważna. Powyższą kwestię zdaje się rozstrzygać art. 222 § 3 k.p., zgodnie z którym nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Ponad rok temu media obiegła informacja o rzekomo rewolucyjnej decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dopuszczającej wymierzenie pracownikowi kary porządkowej na podstawie materiałów zebranych w drodze monitoringu. Rzecz w tym, że to żadna rewolucja. Jak była już o tym mowa, „monitoring wizyjny” to nic innego jak „kontrola prewencyjna”. Oznacza to, że zebrane w jego ramach materiały służą m.in. temu, aby wyciągać konsekwencje prawne wobec osób naruszających prawo w zakresie opisanym w art. 222 k.p. Wymierzenie kary porządkowej wiąże się zawsze z naruszeniem porządku w zakładzie pracy lub w przepisach BHP. A skoro tak, to czyny z powyższego zakresu mieszczą się w przesłance „zapewnienia bezpieczeństwa pracowników”. Wcześniejsze opuszczanie miejsca pracy narusza organizację pracy, czyli „zorganizowaną działalność”. Mieści się więc w „kontroli produkcji”. Z kolei „kontrola” wnoszenia, a także, i być może przede wszystkim – wynoszenia rzeczy, mieści się w przesłance ochrony mienia. Innymi słowy, trudno sobie wyobrazić sytuację, w której niewykonywanie obowiązków pracowniczych ma taki charakter, żeby nie mieściło się w jednej z przesłanek przetwarzania danych z monitoringu.
Natomiast osobną kwestią jest to, czy dane z monitoringu mogą być wykorzystane w celu „inwigilacji” konkretnego pracownika, jeśli pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że np. pracownik kradnie, czy opuszcza zakład w sposób stały przed zakończeniem godzin pracy. Tyle tylko, że w takim przypadku nie ma się już do czynienia z monitoringiem, lecz z opisaną wyżej kontrolą następczą przy użyciu kamery. Muszą zostać spełnione wszystkie kryteria opisane w wyroku w sprawie López Ribalda przeciwko Hiszpanii. Nadto, osoba nagrana powinna zostać, co do zasady, poinformowana o zebranych danych z dopuszczonym przez art. 14 RODO opóźnieniem. Piszę, że co do zasady, albowiem rzecz nie jest zupełnie oczywista w przypadku, w którym sprawa trafiłaby do organów ścigania.
Kończąc, ostatnia uwaga dotycząca podstawy przetwarzania danych. Sprawa ta została wyeksponowana w kontekście rzekomej zmiany celu przetwarzania danych. Według publikacji prasowych, PUODO miał rzekomo stwierdzić, że przetwarzanie danych z monitoringu w odniesieniu do wymierzonej kary porządkowej ma miejsce w związku z realizacją interesu podmiotu danych. Przypomnę, że kontekście powyższej analizy w ogóle nie zachodzi zmiana celu przetwarzania. Gdyby jednak tak było, to trudno się zgodzić z konkluzją, że wymierzenie komuś kary na podstawie ustawy realizuje interes prywatny. Wszystkie kary z art. 108 k.p. są karami administracyjnymi. Nie są to kary umowne. Tak samo jak spóźnienie się do pracy, pobicie lub molestowanie naruszają prawo, a nie umowę. Nadto, kradzież lub uszkodzenie mienia zakładu pracy narusza nie tylko zakaz powszechnie obowiązujący, ale szczególny przepis kodeksu pracy. Nie przypadkiem zresztą kodeks pracy w art. 100 k.p. odnosi się do mienia zakładu pracy, a nie do własności pracodawcy. W pojęciu „mienia zakładu pracy” mieszczą się także składniki, które nie są własnością pracodawcy, ale służą wykonywaniu przez niego swojej działalności. Dalsza analiza tego wątku byłaby już w tym miejscu zbyt skomplikowana. Warto jednak pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych pracowników na podstawie interesu pracodawcy będzie stosunkowo rzadkie i będzie dotyczyć tej sfery, w której pracodawca występuje jako przedsiębiorca.
W tym miejscu dokonam ważnego zastrzeżenia. Zupełnie świadomie nie rozwinąłem w tym tekście znaczenia pojęcia „nadzór”, które pojawia się w regulacji kodeksowej. Sprawa wymaga bowiem dodatkowego wyjaśnienia.
