Wydaje się oczywiste, że można odmówić przyjęcia zgłoszenia, a raczej zawiadomienia, które nie spełnia kryteriów określonych w ustawie i procedurze. Tyle tylko, że z ustawy zdaje się wynikać coś innego. Wszak nakazuje ona, aby w terminie 7 dni potwierdzić przyjęcie zgłoszenia. Nie dość więc, że przepis sugeruje, że jedyną czynnością prawną jest przyjęcie zgłoszenia, to ustalenie maksymalnie 7-dniowego terminu przesądza, że należy przyjmować „wszystko”. Powyższy termin jest wszak zbyt krótki na weryfikację formalną, która powinna obejmować np. wystąpienie tzw. kontekstu związanego z pracą. Zwłaszcza że nie można przyjąć, że osoby przyjmujące zgłoszenia będą codziennie badać kanały zgłoszeń, łącznie z okresem świąt, urlopów i okresów niezdolności do pracy. Tyle tylko, że automatyczne przyjmowanie zgłoszeń byłoby sprzeczne z licznymi przepisami prawa.
Po pierwsze z zasadą państwa prawnego, albowiem prowadziłoby do stosowania ustawy poza kompetencją ustawową. Warto bowiem pamiętać, że jeśli w sprawach zgłoszeń niesygnalistycznych organ prowadzący działania następcze „zamknie procedurę z innych powodów”, to już zastosuje prawo, czego robić mu nie wolno. Po drugie, należałoby przyjmować zgłoszenia dotyczące tajemnic zawodowych, czyli zastosować ustawę wbrew art. 5. To, że następnie procedura zostanie zamknięta z powodu powyższego zakazu, nie zmienia bowiem faktu że ustawa zostanie „zastosowana”. Po trzecie, automatyczne przyjmowanie zgłoszeń naruszałoby RODO, albowiem do rejestrów zgłoszeń należałoby wpisywać osoby, które być może nie są sygnalistami. Po czwarte traciłby sens wymóg zawarty w dyrektywie, aby osoby, a raczej organy zakładowe przyjmujące zgłoszenie były niezależne. Wszak niezależność wiąże się z tym, że można podjąć decyzje o różnej treści.
Powyższe argumenty nie są jedynymi. Powstaje więc pytanie, dlaczego prawo unijne jest tak nieracjonalne. Odpowiedź jest taka, że problemem nie jest prawo unijne, ale treść polskiej wersji dyrektywy, a w konsekwencji ustawy. Rzecz w tym, że w innych wersjach językowych dyrektywy nie wymaga się przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni, ale jedynie potwierdzenia odbioru/otrzymania zgłoszenia w tym terminie. Poniżej owe trzy wersje językowe:
(…) acknowledgment of receipt of the report to the reporting person within seven days of that receipt;
(…) un accusé de réception du signalement adressé à l’auteur de signalement dans un délai de sept jours à compter de cette reception;
(…) eine innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung an den Hinweisgeber zu richtende Bestätigung dieses Eingangs.
Dodam, że nie znam ani niemieckiego, ani francuskiego, więc posiłkowałem się pomocą tłumaczy. Wynik był zawsze taki sam. Nie chodzi o potwierdzenie przyjęcia, czyli o oświadczenie woli, ale o potwierdzenie odbioru, czyli potwierdzenie faktu.
Co to oznacza dla prawa polskiego? Oznacza tyle, że mamy pełne prawo dokonywania prounijnej i prokonstytucyjnej wykładni ustawy. Trzeba bowiem pamiętać, że wszystkie wersje językowe dyrektyw mają taki sam walor prawny. Można więc korzystać z argumentów wynikających z innych wersji językowych niż polska. Konsekwencja jest taka, że zakładowy organ przyjmujący zgłoszenia, ma obowiązek szybko potwierdzić otrzymanie zgłoszenia, po czym może w spokoju dokonać jego weryfikacji formalnej, pamiętając jednak o tym, aby cała procedura z działaniami następczymi włącznie skończyła się, o ile to możliwe, w terminie 3 miesięcy. W przypadku, w którym zakładowy organ przyjmujący zgłoszenie ustali, że nie zostały spełnione przesłanki formalne, to odmówi jego przyjęcia. Przedmiotem badania formalnego są takie okoliczności jak: prawdopodobieństwo naruszenia prawa, kontekst związany z pracą czy też źródło informacji w kontekście zakazów z art. 5 ustawy. Dodam, że trudno sobie wyobrazić rzetelną weryfikację formalną bez bezpośredniego kontaktu z osobą dokonującą zgłoszenia. Mając powyższe na uwadze, odnoszę wrażenie, że kanały zgłoszeń oparte o wypełnianie formularzy elektronicznych mają znikomą użyteczność, poza zgłoszeniami anonimowymi. Te ostatnie nie są bowiem w istocie zgłoszeniami sygnalistycznymi, skoro z założenia nie można weryfikować zgłoszenia pod kątem formalnym. Są to raczej zgłoszenia, do których jedynie stosuje się procedurę sygnalistyczną. Powrócę jednak do zgłoszeń nieanonimowych. Otóż składanie zawiadomień przez wspomniane systemy nie pozwala na rzetelną weryfikację formalną, nawet jeśli formularze będą niezwykle rozbudowane. Dlatego bezpośredni kontakt lub co najmniej wymiana korespondencji z sygnalistą wydają się nieuniknione. W takim razie korespondencja mailowa lub telefoniczna będą zupełnie wystarczające.
